L'an passé, j'étais allée à la conf Enseigner la Physique à l'Université à Paris, et j'avais trouvé ça super. Des enseignants chercheurs super intéressés et intéressant, une passerelle entre didactique et enseignement de la physique, bref, j'étais enthousiaste et je l'ai un peu trop fait savoir puisque l'on m'a "gentiment" tendu une perche pour que j'organise une réplique à Lyon en 2016, et que j'ai accepté...
En septembre j'ai donc contacté des collègues que je connaissais et que j'aimais bien, lancé quelques perches à l'INSA (rencontres top), à Centrale (pas de réponse) etc. Et bon an mal an, on avait réuni un petit comité d'organisation de 10 personnes pour une petite conf (80 personnes estimées, 78 participants officiellement!).
Quelques réunions au cours de l'année, l'organisation est totalement multi-sites : la gestion financière est à l'ENS, le site est sur sciences-conf mais l'ENS refuse qu'on puisse payer en CB par le site. La conf aura lieu à la fac, dans un amphi prêté gracieusement, les repas auront lieu dans le restaurant des personnels de la fac. Les départements et la SFP acceptent de sponsoriser, mais tout le monde refuse de faire un virement à l'ENS, chacun veut payer une facture de son côté. Financièrement c'est bien, ça nous permet d'avoir un peu plus que prévu. En pratique, c'est galère à gérer (sauf à l'INSA grâce à Brice!). Et puis et puis et puis. Fin juin début juillet, la boite mail s'affole, il faut gérer les problèmes d'inscriptions et de paiement. Je fais les relances mais ce n'est pas moi qui fais les encaissements. Du coup, je passe mon temps à relancer des personnes dont les paiements sont plus ou moins en cours et à recevoir des mails de personnes plutôt agacées...
Puis viennent les derniers jours, week end tout pourri car j'ai eu la mauvaise idée de proposer un oral plus d'animer 3 ateliers et évidemment, rien n'est prêt.
Et lundi matin, la conf commence, je suis à la bourre, j'ai oublié mon tel à la maison ce qui nous a coûté un petit AR gratuit. J'arrive, stressée, et Cécile, Oriane, Fatiha, Brice, Sophie et les autres sont là : ils gèrent. Et pendant les deux jours, malgré de nombreux couacs, tout se passe bien, le comité d'organisation gère au poil. Il y a dix fois trop à manger aux pauses + pot, mais au moins ça fait opulent. Lundi soir resto, on peut enfin profiter pour discuter un peu, la pression retombe, j'oublie de payer mais le serveur me rattrape! Mardi matin, j'ai dormi, ça c'est bien passé la veille, je suis sereine et je profite. Le mardi soir arrive vite, presque trop vite. Les gens ont l'air content, Maria est OK pour reconduire à Paris en 2017, Christian est OK pour tenter Grenoble en 2018. On range, on plie, il se met à pleuvoir, c'est la fin... déjà...
Et dans les jours qui suivent je sais qu'il nous reste plein de choses à faire, mais je breake. Et pendant ce temps je reçois plein de petits mots gentils de gens que je connaissais, ou pas, et qui ont apprécié la conf, et ça, ça vaut tout l'or du monde!
Au final, je suis contente de l'avoir fait, j'ai l'impression que ça m'a bouffé en tout un mois de boulot (et un WE), mais je suis contente de l'avoir fait, et je me promets de ne pas le refaire avant 4 ou 5 ans...
Et pour la prochaine fois :
- Réunir un plus petit comité d'organisation pour que chacun se sente davantage impliqué lors de la préparation et que tout ne retombe pas sur 2 ou 3 personnes,
- Commander moins de bouffe!
- Demander à la personne qui gère les encaissement de faire les relances,
- Demander à ce que les abstracts des ateliers soient rendus beaucoup plus tôt et peut être faire un appel à contributions pour les ateliers plutôt que tout organiser dans le comité.
En septembre j'ai donc contacté des collègues que je connaissais et que j'aimais bien, lancé quelques perches à l'INSA (rencontres top), à Centrale (pas de réponse) etc. Et bon an mal an, on avait réuni un petit comité d'organisation de 10 personnes pour une petite conf (80 personnes estimées, 78 participants officiellement!).
Quelques réunions au cours de l'année, l'organisation est totalement multi-sites : la gestion financière est à l'ENS, le site est sur sciences-conf mais l'ENS refuse qu'on puisse payer en CB par le site. La conf aura lieu à la fac, dans un amphi prêté gracieusement, les repas auront lieu dans le restaurant des personnels de la fac. Les départements et la SFP acceptent de sponsoriser, mais tout le monde refuse de faire un virement à l'ENS, chacun veut payer une facture de son côté. Financièrement c'est bien, ça nous permet d'avoir un peu plus que prévu. En pratique, c'est galère à gérer (sauf à l'INSA grâce à Brice!). Et puis et puis et puis. Fin juin début juillet, la boite mail s'affole, il faut gérer les problèmes d'inscriptions et de paiement. Je fais les relances mais ce n'est pas moi qui fais les encaissements. Du coup, je passe mon temps à relancer des personnes dont les paiements sont plus ou moins en cours et à recevoir des mails de personnes plutôt agacées...
Puis viennent les derniers jours, week end tout pourri car j'ai eu la mauvaise idée de proposer un oral plus d'animer 3 ateliers et évidemment, rien n'est prêt.
Et lundi matin, la conf commence, je suis à la bourre, j'ai oublié mon tel à la maison ce qui nous a coûté un petit AR gratuit. J'arrive, stressée, et Cécile, Oriane, Fatiha, Brice, Sophie et les autres sont là : ils gèrent. Et pendant les deux jours, malgré de nombreux couacs, tout se passe bien, le comité d'organisation gère au poil. Il y a dix fois trop à manger aux pauses + pot, mais au moins ça fait opulent. Lundi soir resto, on peut enfin profiter pour discuter un peu, la pression retombe, j'oublie de payer mais le serveur me rattrape! Mardi matin, j'ai dormi, ça c'est bien passé la veille, je suis sereine et je profite. Le mardi soir arrive vite, presque trop vite. Les gens ont l'air content, Maria est OK pour reconduire à Paris en 2017, Christian est OK pour tenter Grenoble en 2018. On range, on plie, il se met à pleuvoir, c'est la fin... déjà...
Et dans les jours qui suivent je sais qu'il nous reste plein de choses à faire, mais je breake. Et pendant ce temps je reçois plein de petits mots gentils de gens que je connaissais, ou pas, et qui ont apprécié la conf, et ça, ça vaut tout l'or du monde!
Au final, je suis contente de l'avoir fait, j'ai l'impression que ça m'a bouffé en tout un mois de boulot (et un WE), mais je suis contente de l'avoir fait, et je me promets de ne pas le refaire avant 4 ou 5 ans...
Et pour la prochaine fois :
- Réunir un plus petit comité d'organisation pour que chacun se sente davantage impliqué lors de la préparation et que tout ne retombe pas sur 2 ou 3 personnes,
- Commander moins de bouffe!
- Demander à la personne qui gère les encaissement de faire les relances,
- Demander à ce que les abstracts des ateliers soient rendus beaucoup plus tôt et peut être faire un appel à contributions pour les ateliers plutôt que tout organiser dans le comité.
